Audit trail og dataintegritet
En log, der kan redigeres, er ikke dokumentation. Her er hvad en audit trail skal kunne, og hvad ALCOA-principperne betyder i praksis.
Hvad er en audit trail, og hvorfor er den et krav?
En audit trail er en automatisk log over, hvad der er sket i systemet. Hver måling, hver alarm, hver kvittering og hver brugerhandling registreres med tidsstempel og bruger, og posterne kan ikke ændres eller slettes bagefter.
Kravet findes, fordi data uden spor ikke kan efterprøves. Hvis en måling kan rettes, kan ingen vide, om den er blevet det. Derfor er det ikke nok, at tallene er rigtige. Det skal også kunne dokumenteres, at de ikke er blevet rørt.
ALCOA er den huskeregel, myndighederne bruger. Data skal være Attributable, altså kunne henføres til en person, Legible, altså læsbare, Contemporaneous, altså registreret samtidig med handlingen, Original, altså ikke en afskrift, og Accurate, altså nøjagtige.
Vi leverer systemet med audit trail. Vurderingen af, om jeres samlede praksis opfylder kravene, ligger hos jer eller jeres QA.
ALCOA i praksis
Attributable
Hver handling er knyttet til en navngiven bruger. Delte konti gør det umuligt og bryder princippet.
Legible
Data skal kunne læses og udskrives i hele opbevaringsperioden, også hvis systemet skiftes.
Contemporaneous
Registreringen sker samtidig med handlingen. Et skema udfyldt bagefter opfylder det ikke.
Original
Målingen er den, føleren foretog, ikke en afskrift eller en indtastning fra et display.
Accurate
Målingen har en kendt usikkerhed, fordi føleren er kalibreret med sporbart certifikat.
Uændret
Posterne kan ikke redigeres eller slettes. Det er dét, der gør loggen til dokumentation.
Derfor holder et papirskema sjældent
Et håndskrevet skema fejler typisk på tre af de fem principper. Det er ikke samtidigt, fordi tallet skrives ned når nogen når forbi. Det er ikke originalt, fordi det er afskrevet fra et display. Og det er ikke uændret, fordi et tal kan rettes med en streg. Det er ikke et spørgsmål om tillid til personalet, det er et spørgsmål om, hvad der kan efterprøves.
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi rette en fejl i audit trailen?
Nej, og det er meningen. I kan tilføje en note eller en forklaring, men den oprindelige post bliver stående.
Hvad hvis en måling er forkert?
Den bliver stående, og I dokumenterer årsagen. Det er netop dét, en audit trail er til for.
Skal alle have egen brugerkonto?
Ja, som udgangspunkt skal alle have deres egen bruger. Delte konti gør det umuligt at henføre en handling til en person, og så holder loggen ikke. Der kan dog være undtagelser, hvor en fælles konto giver mening.
Hvor længe gemmes data?
Så længe jeres procedurer kræver det. Data kan eksporteres som PDF og CSV, så de kan læses uafhængigt af systemet.
Gælder det også kvitteringer på alarmer?
Ja. Hvem der kvitterede og hvornår er en del af loggen, og det er ofte dét, en inspektion beder om at se.
De bruger os allerede
Kom hurtigt i kontakt med den rette specialist.
Vi hjælper med alt fra nye monitoreringsløsninger til kalibrering, validering og teknisk support.
Generelle henvendelser
Nye projekter
IT & teknik
Administration
Besøg os
Måløv Byvej 229
2760 Måløv
Ring til os
+45 72 22 02 05
Man-fre, 08-16
Fortæl os, hvad du har brug for.
Vil du se, hvordan det ser ud hos jer?
Book en gennemgang. Vi kommer forbi, ser på udstyr og lokaler og rådgiver om, hvor følerne skal sidde. Derefter får du et skræddersyet forslag. Uden forpligtelser.
Book en gennemgang